Automatisches Bestandsmanagement empfindlicher Medien: Wie es geht und warum es sich lohnt
Für gewöhnliche Bücher ist das automatische Bestandsmanagement mittels RFID-Technologie (»Radio Frequency Identification«, zu Deutsch etwa »Funkerkennung«) in Bibliotheken längst etabliert. Es bringt enorme Vorteile hinsichtlich Ressourceneffizienz, Warensicherung und Besucherservice mit sich. Institutionen, die empfindliche oder wertvolle Medien im Bestand haben, hatten bislang jedoch das Nachsehen, da unter anderem der Klebstoff in herkömmlichen RFID-Labels die Medien angreift. Sie konnten bisher kein automatisches Bestandssystem umsetzen oder die betreffenden Medien nicht darin einbinden. Neue Produktlösungen begegnen dieser Herausforderung und sind auch aus ökonomischen Gesichtspunkten lohnend.
Spezielle Labels für empfindliche Medien
RFID-Etiketten auf Medien ermöglichen es, Daten auszulesen und zu speichern – berührungslos und ohne Sichtkontakt. Mit einem RFID-Gesamtsystem können Bibliotheksangestellte Medien effizient verbuchen und gleichzeitig sichern. Eine echte Win-Win-Situation: Die automatischen Vorgänge schaffen freie Zeitressourcen für die Mitarbeiter und verbessern zugleich das Erlebnis für den Besucher, weil beispielsweise langes Anstehen entfällt.
Herkömmliche RFID-Labels greifen jedoch das Material der Medien an und lassen sich nicht entfernen, ohne diese zu beschädigen. Das ist bei der Lebensdauer gewöhnlicher Bücher kein Problem und als Diebstahlschutz sogar willkommen, bei wertvollen oder historischen Medien jedoch nicht akzeptabel. Hier sind spezielle Labels gefordert, deren Klebstoff, Papier und dünner Aufbau die sensiblen Objekte nicht schädigen. Der Klebstoff muss eine hohe Haftfähigkeit aufweisen, damit die Etiketten zuverlässig gesichert sind – zugleich müssen sich diese auch nach Jahrzehnten noch rückstandsfrei ablösen lassen. Ein Freifahrtschein für Diebstahl ist das nicht: Um solche Labels abzulösen, sind Routine und Erfahrung nötig, die nur geschultes Personal mitbringt.
Entscheidend ist auch die Langlebigkeit des Etikettenmaterials: Das Papier der Labels muss alterungsbeständig sein und darf keinerlei Einfluss auf die beklebten Medien haben. Das vermeidet auch bei jahrzehntelanger Verwendung eine Beschädigung. Bei der Wahl einer entsprechenden Produktlösung sollten Verantwortliche zwingend darauf achten, dass diese der ISO-Norm 9706 entspricht, die unter anderem die Archivfähigkeit aller eingesetzten Materialien garantiert.
Um selbst nach Jahrzehnten Daten noch zuverlässig auslesen zu können, muss der verwendete RFID-Transponder eine lange Speicherdauer gewährleisten. Das Auslesen der spezialisierten Labels funktioniert mit denselben Lesegeräten, die für herkömmliche RFID-Labels auf gewöhnlichen Medien verwendet werden. Für Institutionen, die beide Medienarten im Bestand haben, ergeben sich deshalb hinsichtlich der Infrastruktur keine zusätzlichen Kosten.
Die Zwei-Minuten-Marke: Kosten sparen, Personalressourcen effizient einsetzen
Die Vorteile des automatischen Bestandsmanagements empfindlicher Medien liegen auf der Hand. Jedoch spielt für viele Archive und Archivabteilungen in Bibliotheken die Kostenfrage eine entscheidende Rolle: Wiegen die Ressourceneinsparungen und Prozessverbesserungen die Anschaffungskosten der Labels auf? Viele Einrichtungen sehen sich mit zwei Herausforderungen konfrontiert: Kostendruck und ein Mangel an qualifiziertem Personal.
Die Anschaffung spezieller RFID-Labels für empfindliche Medien muss sich für sie demnach bezahlt machen und sie dabei unterstützen, die knappen Personalressourcen effizient einzusetzen. Oft ergeben sich bereits nach sehr kurzer Zeit entsprechend hohe Einsparungen, die ihren Einsatz rechtfertigen.
Die folgende vereinfachte Modellrechnung verdeutlicht, ab wann sich die Anschaffung von RFID-Labels für empfindliche Medien lohnt: Davon ausgehend, dass ein Label im Einkauf einen Euro kostet – das ist ein marktüblicher Preis – und die Arbeitszeit eines ausgebildeten Archivars mit einem Stundensatz von dreißig Euro kalkuliert wird, lohnt sich die Anschaffung, sobald im Prozess mindestens zwei Minuten Arbeitszeit eingespart werden.
Die folgenden Szenarien verdeutlichen potentielle Zeiteinsparungen. Sie gehen von zwei verschiedenen Ist-Zuständen im Archiv beziehungsweise in der Archivabteilung der Bibliothek aus:
Status A: Aktuell nutzt die Einrichtung für das automatische Bestandsmanagement der sensiblen Medien im Archiv herkömmliche RFID-Labels, die nicht direkt auf dem Medium, sondern auf säurefreiem Papier oder Umschlägen aufgebracht sind.
Verwendet die Institution auf den sensiblen Medien stattdessen speziell geeignete RFID-Labels, spart sie an folgenden Punkten zwei Minuten und mehr an wertvoller Arbeitszeit ein:
- Bei der Inventur und jedem einzelnen Ausleihprozess entfällt die Kontrolle, ob Medium und Label zusammengehören. Denn die speziellen RFID-Labels sind direkt auf dem Medium aufgebracht. Vertauschen und Verlust des Labels sind somit ausgeschlossen.
- Werden ungeeignete Labels verwendet, müssen empfindliche Medien in regelmäßigen Abständen auf dadurch hervorgerufene Schäden geprüft und die Ergebnisse dokumentiert werden. Bei Verwendung geeigneter Labels entfällt der Kontrollaufwand.
Zur Zeitersparnis beim Etikettieren und bei der Kontrolle kommt die Einsparung von Materialkosten hinzu: Die Anschaffungskosten für Papier beziehungsweise Umschläge sowie die Kosten für Ersatz bei Verschleiß entfallen.
Status B: Aktuell verwendet das Archiv bzw. die Bibliothek bei empfindlichen Medien kein automatisches Bestandsmanagement via RFID.
Setzt die Einrichtung auf ein automatisches Bestandsmanagement mit speziell für sensible Medien geeigneten RFID-Labels, spart sie an folgenden Punkten Zeit ein:
- Der Ressourcenaufwand für die Inventur verringert sich dank automatisierter Vorgänge von mehreren Wochen und mehreren Mitarbeitern auf teilweise nur noch einen Arbeitstag eines einzelnen Angestellten.
- In größeren Bibliotheken und Archiven kommt es täglich zu sehr vielen Ausleihvorgängen empfindlicher Medien in speziell dafür vorgesehenen Lesesälen. RFID-Labels verringern die Dauer des Ausleihprozesses um nahezu die Hälfte. Das bedeutet bereits für ein einziges Medium eine Zeitersparnis von mehr als zwei Minuten.
Welche Einrichtungen profitieren besonders?
- Hybridbibliotheken: Dort kann mit sehr geringem Aufwand die bereits vorhandene Technik genutzt werden, um auch Archivabteilungen zu integrieren. Regelmäßige Abläufe, wie zum Beispiel Bücher für den Lesesaal bereitstellen und wieder zur Aufbewahrung rückführen, Fehlpositionen auffinden sowie die komplette Inventarisierung, werden stark erleichtert.
- Reine Archive oder Museen: Hier bietet sich die Ausstattung empfindlicher Medien mit RFID-Labels insbesondere dann an, wenn technische Einrichtungen für die Bestandsführung geplant oder bereits in Umsetzung sind. Wo zum Beispiel regelmäßig Objekte aus Beständen für externe Ausstellungen bereitgestellt werden, lassen sich schnell deutliche Einsparungen erzielen.
Fazit
Speziell entwickelte RFID-Labels ermöglichen eine moderne Bestandsführung historischer und sensibler Medien. Wie schnell sich die Labels bezahlt machen und welche finanziellen und zeitlichen Einsparungen aus ihrer Verwendung resultieren, zeigt die Modellrechnung. Die Entlastung von administrativen Tätigkeiten ermöglicht es Archivaren, sich wieder verstärkt mit ihren Kernaufgaben zu befassen.
Schwedische Nationalbibliothek: RFID-Labels für historische Werke
Die »Kungliga biblioteket« Stockholm, eine der größten Bibliotheken der Welt, hat 2014 ihr Verwaltungssystem modernisiert und die bislang verwendeten Barcode-Labels durch RFID-Etiketten ersetzt. Auch die Nationalexemplare beziehungsweise nationalen Archivexemplare, die in ihrem originalen physischen Zustand im Magazin aufbewahrt und in den allgemeinen Lesesälen zugänglich gemacht werden, sollten damit versehen werden. Die Wahl fiel auf speziell für empfindliche Medien entwickelte RFID-Labels, deren Kleber die kostbaren Medien nicht angreift und die vollkommen rückstandsfrei ablösbar sind. Mehr als 30.000 dieser Labels sind mittlerweile verklebt und sorgen für Sicherheit im allgemeinen Lesesaal sowie für effiziente Prozesse in der Ausleihverwaltung, ohne dass die Nationalexemplare in Berührung mit ungeeigneten, potenziell schädlichen Materialien kommen. Kontinuierlich werden Objekte im Bestand sowie sämtliche Neuzugänge mit den speziellen RFID-Labels gekennzeichnet.
Jochen Möller, Senior Sales Manager bei Schreiner PrinTrust
