Google stellt für ihre Bibliothekspartner diverse verschriftlichte Informationen für das operative Geschäft zur Verfügung (Onboarding Guide etc.). Darin enthalten sind formale Kriterien wie der benötigte Öffnungswinkel für den Scanprozess, der Zustand der Einbände oder die minimalen und maximalen Dimensionen eines Buches. Diese formalen Kriterien bildeten eine erste Grundlage zur Sichtung und Sperrung weiterer Signaturgruppen in den historischen Beständen. Nebst den formalen Kriterien konnten Bücher auch aufgrund ihres konservatorischen Zustands vom Scanprozess ausgenommen werden. Hierfür begann die konservatorische Vorprüfung sämtlicher infrage kommender Titel ab Februar 2020 und dauerte bis Juni 2022. Nebst der Vorprüfung fand nach erfolgter Lieferung auch eine stichprobenweise Nachkontrolle der Bücher auf Schäden statt.
Bei diesem Massendigitalisierungsprojekt mussten monatlich 5.000 Bände ins Scan-Center von Google geliefert werden, um die erforderliche Menge Bücher innerhalb eines überschaubaren Zeitraums digitalisieren zu können. Um dieses Liefervolumen bewältigen zu können, musste zusätzliches Personal angestellt werden. Neben einer Projektleiterin waren weitere Personen im Büchermagazin tätig, um die Bücher in den Regalen zu holen, zu verbuchen und auf Bücherwagen bereitzustellen. Nach dem Rücktransport kümmerten sie sich auch um die Rückbuchung und Rückstellung vor Ort.
Für die ZHB Luzern wurde die Kooperative Speicherbibliothek Schweiz in Büron als Abholort definiert, da in diesem Außenmagazin die überwiegende Mehrheit der Alten Drucke des 18. und 19. Jahrhunderts aufbewahrt werden. Die Speicherbibliothek stellte mit ihrem Stammpersonal ohne zusätzliche Ressourcen in 14 monatlichen Lieferungen insgesamt über 70.000 Exemplare bereit. Die Prozesse der Kommissionierung und Rückstellung der Exemplare verliefen während der gesamten Projektlaufzeit weitestgehend fehlerfrei. Lediglich in einer Lieferung wurden 47 Titel eruiert, die nicht auf dem Lieferverzeichnis erschienen und deren Metadaten nachgeliefert werden mussten.
»Nebst den formalen Kriterien konnten Bücher auch aufgrund ihres konservatorischen Zustands vom Scanprozess ausgenommen werden.«
Für den Transport stellte Google Transportwagen zur Verfügung. Eine Lieferung bestand jeweils aus 20 dieser Wagen. Damit die Bibliothek nicht in Zeitnot geriet, waren Reservewagen eingeplant, die bereits im Voraus für die übernächste Lieferung bereitgehalten werden konnten.
Der Transport der Lieferungen wurde durch eine Firma aus Deutschland abgewickelt. Da sämtliche Lieferungen zweimal den Zoll passieren mussten, war es Aufgabe der Bibliotheken, die benötigten Zollpapiere vorzubereiten. Pro Lieferung wurde ein sogenanntes ATA Carnet inklusive detailliertem Warenverzeichnis und benötigter Vollmacht für die Transportfirma bereitgestellt.
Im März 2020 fand das eigentliche Kickoff-Meeting mit Google statt. Angesichts des Beginns der Corona-Pandemie konnten die Google Mitarbeitenden nicht aus den USA und aus München nach Bern reisen, weshalb das Meeting in Bern mit einer Online-Verbindung ins Ausland stattfand.
Der geplante Start der Buchlieferungen ab April 2020 musste angesichts des Pandemie-Lockdowns verschoben werden. Für die Magazin-Mitarbeitenden mussten andere Arbeiten gesucht werden.
Nach dem pandemiebedingt verzögerten Start erfolgte im August 2020 eine Testlieferung von rund 40 Büchern aus Bern an Google. Diese diente dazu, die Prozesse und Schnittstellen zwischen Google und der UB Bern zu überprüfen. Nach erfolgreicher Testlieferung konnte im September 2020 eine erste vollständige Menge von 20 Bücherwagen an Google geschickt und digitalisiert werden. Es folgten noch zwei weitere Lieferungen im Oktober und November 2020, bevor die operativen Arbeiten wegen des zweiten Corona-Lockdowns eingestellt werden mussten.
Die Unterbrechung dauerte sechs Monate bis Juni 2021. Das Magazinpersonal musste erneut vorübergehend mit anderen Aufgaben beschäftigt werden. Danach konnten die operativen Arbeiten wieder aufgenommen werden. Im September 2022 gelangte die letzte Lieferung zurück nach Bern und bildete somit den Abschluss der operativen Arbeiten.
Auch die ZHB Luzern musste den Projektstart verschieben, die erste Lieferung verließ die Kooperative Speicherbibliothek im August 2021. Die dortigen Mitarbeitenden konnten während des Projektunterbruchs ihre angestammten Tätigkeiten weiterführen.
Im Sommer 2022 programmierte die IT-Abteilung der UB Bern eine Schnittstelle, um die Links zu Google Books in Alma / Swisscovery einspielen zu können. Der Import der Daten in Alma war im November abgeschlossen.
